LỜI KHUYÊN Thay đổi Theme một cách nhanh chóngNếu bạn tự tạo một bản trình chiếu từ một theme có sẵn và sử dụng các Style đã có trong theme, thì việc thay đổi một giao diện hoàn toàn khác cực kỳ đơn giản. Chỉ cần chọn lại theme trong danh sách sẵn có nằm trên tab
Design.
Sử dụng các font phổ biếnĐể tránh những vấn đề phức tạp khi chuyển một file PowerPoint từ máy tính này sang máy tính khác, bạn hãy sử dụng các font như Arial, Verdana, hoặc Times New Roman. Các máy tính với các phiên bản Office cũ không phải lúc nào cũng luôn có các font mặc định của PowerPoint 2007 (Ví dụ như Calibri, Corbel,…)
Giữ các layout cho riêng mình Nếu bạn muốn giữa một số slide layout cho bản thân mình, hãy tạo một tập con cho chúng để sử dụng bằng cách chọn
View |
Slide Master và từ danh sách slide layout ở phần bên trái màn hình xóa các layout không có khả năng sử dụng trong trình diễn này.
Nhúng các font để soạn thảo được dễ dàngKhi chuyển một file trình chiếu sang một máy tính khác để chỉnh sửa, hãy nhúng các font bên trong trình chiếu để chúng sẽ có khi bạn tạo các thay đổi. Để thực hiện điều này, bạn hãy chọn
File |
Save As, chọn
Tools |
Save Options và kích hộp kiểm “
Embed fonts in the file”.
Để lại comment cho các đồng nghiệpNếu bạn đang cùng làm việc với các đồng nghiệp trên cùng một trình chiếu slide và cần truyền thông với ai đó, hoặc nếu bạn cần nhắc nhở chính bản thân mình về thứ gì đó, hãy sử dụng comment. Chọn
Reviewing |
New Comment và đánh vào comment của bạn trước khi kéo nó vào vị trí trên slide.
HƯỚNG DẪNThêm nhiều tùy chỉnh ảnhCác ảnh chèn vào có thể được tạo shadows, các thù hình, kiểu dáng và hiệu ứng mới, bên cạnh đó còn có thể được crop (cắt viền ảnh) khi cần. Trên tab
Insert, kích
Picture để thêm vào một ảnh. Chọn nó và tab
Format lúc đó sẽ có sẵn, ở đây bạn có thể thử nghiệm với
Picture Styles hoặc chọn các kiểu tùy chỉnh.
Cách điệu hóa các bảng dữ liệuCác bảng dữ liệu có sẵn kiểu trong PowerPoint 2007. Chọn bất cứ bảng nào và vào tab
Table Tools (được gọi là Design and Layout) xuất hiện trên ribbon. Kích
Design để nhập vào các kiểu cho
Table Styles. Tạo những sản phẩm của riêng bạn theo các điều khiển trên tab đó.
Nén ảnhCác ảnh đã được chèn có thể được nén riêng để giảm kích thước của toàn bộ file PowerPoint, phụ thuộc vào cách nó sẽ được hiển thị như thế nào. Trong tab
Format có sẵn khi bạn chọn một ảnh nào đó, kích
Compress Pictures.
Chèn biểu đồ powerpointCác biểu đồ không đơn giản là cho Excel nữa. Tab
Insert của PowerPoint 2007 có một biểu tượng
Chart, ở đây bạn có thể chọn Line, Bar, Pie, Area, và Surface để bắt đầu. Nó sẽ tự động mở Excel và hiển thị cho bạn dữ liệu mẫu mà bạn có thể tùy chỉnh. Khi thay đổi xong, hãy kích trỏ về PowerPoint để cập nhật tức thì.
Tạo mẫu trình chiếuĐổi bất kỳ một trình chiếu PowerPoint nào thành một mẫu để sử dụng lại khi cần bằng cách remove các slide không cần thiết hoặc cung cấp thông tin từ nó. Chọn
Save As, sau đó
Other Formats, và chọn tùy chọn
PowerPoint Template (*.potx) từ danh sách kiểu lưu trữ để lưu mẫu tùy chỉnh.
Sử dụng Excel để định dạng các biểu đồĐể sử dụng một mẫu biểu đồ nhằm mục đích định dạng biểu đồ cho PowerPoint, kích vào đối tượng biểu đồ trong trình chiếu để chọn nó. Chọn
Chart Tools |
Design |
Change Chart Type, kích vào tùy chọn
Templatesvà chọn mẫu được lưu từ danh sách.
Nhóm và lưu để sử dụng lạiCó thể lưu một thành phần hoặc một nhóm các thành phần mà bạn có trên slide PowerPoint thành một picture để sử dụng lại trong một trình diễn khác hoặc ứng dụng khác. Để thực hiện, hãy chọn đối tượng, kích chuột phải vào nó và chọn
Save As Picture. Chọn định dạng đồ họa và vị trí lưu, đánh tên file, cuối cùng là kích
OK.
Canh lề cho các đối tượng trên một slideĐể canh lề nhiều đối tượng trong một slide PowerPoint, kích vào đối tượng đầu tiên và giữ
Ctrl kích vào mỗi đối tượng bổ sung một cách lần lượt. Chọn
Drawing Tools |
Format và kích nút
Align. Từ menu, bạn hãy chọn tùy chọn như Align Left, Align Right, Align Top, hoặc Align Bottom.
Sử dụng khung lưới cho layoutCó thể hiển thị khung lưới layout cho việc gióng các đối tượng trên các slide bằng cách chọn
View |
Gridlines. Để cấu hình các đường gridlines, bạn hãy vào
Tools |
Format |
Align và chọn
Grid Settings.
Hiện thước kẻĐể điều chỉnh chữ lùi vào cho mỗi một đoạn riêng trên slide PowerPoint, trước tiên bạn cần hiện các thước đo bằng cách chọn
View |
Ruler. Chọn các đoạn để thay đổi và kéo các điểm thước First Line Indent và Left Indent trên thước để thay đổi.
Tạo nút actionSử dụng một nút action để liên kết với slide thông tin hoặc trợ giúp. Chọn
Insert |
Shapes và từ nhóm Action Button chọn
Action Button: Information hoặc
Action Button: Help. Kéo nút này trên slide, từ Hyperlink của hộp thoại đến danh sách, chọn slide để liên kết đến.
Chèn các background chungĐể bổ sung thêm background cho tất cả các slide, hãy chọn
View |
Slide Master và chọn slide chủ. Kích vào bộ marker để mở nhóm Background và hiển thị hộp thoại Format Background. Chọn
Picture, kích nút
File, chọn ảnh và kích
Close.
Tạo nhiều cột văn bảnĐể tạo nhiều cột của một văn bản bên trong PowerPoint, hãy chọn văn bản và từ nhóm
Paragraph của tab Home, hãy kích nút
Columns. Chọn số cột để sử dụng cho văn bản. Thao tác này cũng làm việc cho văn bản đã được đặt bên trong các hình hay các hộp văn bản.
Tùy chỉnh hình vẽĐể chuyển một hình vẽ có sẵn (vuông, tròn…) sang một hình có thể tùy chỉnh bằng chuột, hãy chọn nó và kích vào
Drawing Tools |
Format. Từ nhóm
Insert shapes, kích nút
Edit Shape và chọn
Convert to Freeform. Chọn
Edit Points khi đó bạn có thể thay đổi hình bằng cách bổ sung thêm các nút, xóa hoặc kéo hình để tạo các đường khác.
Xem và sửa trình chiếuĐể hiển thị một trình chiếu trên màn hình khi bạn làm việc, hãy kích tab
View và giữ phím
Ctrl khi bạn kích nút
Slideshow. Thao tác này sẽ hiển thị trình chiếu trong phần trên bên trái của màn hình, cho phép bạn chuyển giữa việc xem trình chiếu và soạn thảo nó.
Sử dụng chế độ Kiosk để tự động chạyĐể chạy một trình chiếu tự động, hãy chọn tất cả slide trong thumbnail pane; chọn
Animations, thiết lập
Automatically với thời gian chuyển thích hợp. Chọn
Slide Show |
Set Up Show, chọn
Browsed at a Kiosk (full screen), và trong phần
Advance slides, chọn
Using timings nếu có xuất hiện.
Tạo SmartArt từ những thứ có sẵnChỉ có trong PowerPoint 2007 bạn mới có thể tạo đối tượng SmartArt từ văn bản tồn tại. Để thực hiện, bạn hãy chọn văn bản và từ tab
Home, nhóm
Paragraph, chọn nút
Convert to SmartArt Graphic và chọn kiểu
SmartArt.
HACKKhông sử dụng tất cả slide của bạnNếu bạn có một trình chiếu có đến hàng tấn slide nhưng chỉ có một nhóm phù hợp với thính giả hiện tại, không nên lãng phí thời gian bằng cách cuộn qua tất cả các slide. Trên tab
Slide Show, kích
Custom Slide Show, chọn các slide cần thiết, kích
Show để khởi chạy trình chiếu đã được lược bớt.
CÔNG CỤ BỔ SUNGBổ sung thêm tab DeveloperTab
Developer được yêu cầu để thực hiện những thứ như bổ sung thêm như các file Flash vào một trình chiếu và chạy các macro. Để cấu hình xuất hiện trên ribbon, bạn hãy kích nút
Microsoft Office, chọn
PowerPoint Options |
Popular, và kích tab
Show Developer trong hộp kiểm
Ribbon. Kích
OK.
Chèn Flash vào trong các trình chiếuĐể trình chiếu file Flash, kích tab
Developer, trong phần
Controls, kích
More Controls, và chọn
Shockwave Flash Object. Kích chuột trái và kéo trên slide để tạo một hình chữ nhật vào nơi bạn muốn bổ sung thêm điều khiển; kích chuột phải vào nó, chọn
Properties và thiết lập thuộc tính
Movie với đường dẫn đầy đủ của file
Flash.
Export ra DPFLưu các trình diễn PowerPoint thành các file PDF bằng cách sử dụng
Add-in của Microsoft Office để lưu các file này dưới dạng file PDF. Download các Add-in này bằng cách tìm kiếm trên
microsoft.com/download với cụm từ "Save as PDF."
